1) Dataansvarlig
Adventure Denmark ApS (CVR: DK33754124)
Jægersborg Allé 1, 2920 Charlottenlund
Telefon: +45 73 70 80 30
E-mail (persondata): kontakt@charlottenlundslot.d
Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).
2) Hvem er politikken for – og omfatter
Denne politik gælder for behandling af personoplysninger i forbindelse med besøg på charlottenlundslot.dk (inkl. undersider), samt vores håndtering af henvendelser, rundvisninger, møder/konferencer, selskaber/bryllupper, kontorleje, nyhedsbreve/lead magnets og brochure-downloads.
Vi driver desuden en adgangsbeskyttet side (“Slotsnet”) for lejere/kunder; der oprettes ikke egentlige brugerkonti.
3) Typer af oplysninger vi behandler
- Kontakt- og identitetsdata: navn, e-mail, telefon, virksomhed, stilling.
Henvendelses- og bookingdata: datoer, deltagerantal, ønsker/agenda, lokalevalg, kontrakter/korrespondance.
Markedsføring/nyhedsbrev: e-mail, samtykkehistorik (dobbelt opt-in), interesser/engagement (åbninger/klik i Campaign Monitor).
Tekniske data ved besøg på websitet: IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, cookies og lignende (via Cookiebot samtykke).
Wi-Fi-gæsteadgang (on-site): enheds-ID (MAC), IP-adresse, login-tidspunkter.
CCTV (on-site): videooptagelser af udvalgte fællesarealer.
Særlige kategorier (kun efter behov ifm. arrangementer og typisk ikke via websiteformularer): kosthensyn, allergier og evt. tilgængelighedsbehov. Disse indsamles kun når nødvendigt og med udtrykkeligt samtykke.
4) Formål og retsgrundlag
Vi behandler kun data når vi har et gyldigt grundlag (GDPR art. 6/9):
Besvare henvendelser og planlægge rundvisninger/tilbud/arrangementer
Grundlag: Legitim interesse (art. 6(1)(f)) i at besvare henvendelser effektivt; kontrakt (art. 6(1)(b)) når behandlingen er nødvendig for at indgå/opfylle en aftale.
Gennemføre events, konferencer og kontorleje samt administration/fakturering
Grundlag: Kontrakt (art. 6(1)(b)) og retlig forpligtelse (art. 6(1)(c)) ift. regnskab.
Nyhedsbreve og markedsføring (Campaign Monitor, sporingsstatistik)
Grundlag: Samtykke (art. 6(1)(a)); vi anvender dobbelt opt-in og du kan altid trække samtykket tilbage.
Drift, sikkerhed og statistik for website (Cookiebot, GA4, m.fl.)
Grundlag: Samtykke (art. 6(1)(a)) for ikke-nødvendige cookies; legitim interesse (art. 6(1)(f)) for nødvendige tekniske cookies.
CCTV (tryghed, forebyggelse og dokumentation af hændelser)
Grundlag: Legitim interesse (art. 6(1)(f)).
Gæste-Wi-Fi (sikker drift og misbrugsforebyggelse)
Grundlag: Legitim interesse (art. 6(1)(f)).
Særlige kategorier (fx allergier/kost ifm. catering)
Grundlag: Udtrykkeligt samtykke (art. 9(2)(a)); vi indsamler kun det nødvendige og sletter snarest efter afholdt arrangement.
Vi anvender ikke automatiserede individuelle afgørelser med retsvirkning. Profilering kan forekomme i begrænset omfang i e-mailstatistik (fx segmentering efter interesse/aktivitet) for at gøre kommunikationen mere relevant – altid inden for rammerne af dit samtykke.
5) Kilder
Oplysninger stammer primært fra dig (formularer, e-mail, telefon). Tekniske data stammer fra din enhed via cookies (jf. afsnit 10) og Wi-Fi-login på stedet. Særlige kategorier indsamles kun når du frivilligt giver os dem for at kunne imødekomme dine behov ved et arrangement.
6) Modtagere og databehandlere
Vi deler kun oplysninger når det er nødvendigt og i henhold til databehandleraftaler:
Hosting og drift: Simply (webhotel), WordPress og relevante plugins (backup, formularhåndtering, sikkerhed/CDN hvis relevant).
E-mail og kontorværktøjer: fx Google Workspace/Microsoft 365 (mail, dokumenter).
Webanalyse og annoncering: Google Analytics 4, Meta Pixel (Facebook/Instagram), LinkedIn Insight Tag m.fl. – aktiveres kun med samtykke via Cookiebot.
Samtykke- og cookiehåndtering: Cookiebot.
Nyhedsbreve/CRM: Campaign Monitor.
IT-sikkerhed og support: betroede servicepartnere efter behov.
Myndigheder/forsikring: kun hvor loven kræver det eller for at gøre et retskrav gældende.
Vi sælger ikke dine personoplysninger.
7) Overførsler uden for EU/EØS
Nogle leverandører er placeret uden for EU/EØS (fx Google, Meta, Campaign Monitor). Når det sker, anvender vi EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCCs) og supplerende sikkerhedsforanstaltninger, hvor det er nødvendigt.
8) Opbevaringsperioder (sletning)
Vi opbevarer kun så længe det er nødvendigt til formålene:
Generelle henvendelser (uden købsforløb): op til 12 måneder fra seneste kontakt.
Booking/arrangements- og kontorleje-sager: kontrakter, korrespondance og bilag op til 5 år efter afslutning (bogføringsregler).
Nyhedsbrev/markedsføring: indtil du tilbagekalder samtykket, eller ved 24 måneders inaktivitet.
Særlige kategorier (allergi/kost mv.): slettes senest 30 dage efter arrangementet, medmindre du udtrykkeligt har bedt os gemme dem til et kommende arrangement.
Wi-Fi-logdata (MAC/IP/tid): op til 12 måneder af hensyn til sikkerhed/misbrugshåndtering.
CCTV: typisk 30 dage, længere hvis optagelser indgår i en konkret sag.
9) CCTV – områder og formål
CCTV kan være opsat i udvalgte fællesarealer (fx indgange, parkeringsarealer, gangarealer). Der optages ikke i private rum (toiletter, omklædning mv.). Formål: tryghed, forebyggelse og opklaring af hændelser.
10) Cookies og sporing på websitet
Vi anvender Cookiebot til indhentning og dokumentation af samtykke. Kun nødvendige cookies sættes uden samtykke. Statistik/marketing (fx GA4, Meta Pixel, LinkedIn) sættes kun, hvis du accepterer dem.
Indlejrede tjenester: Kort fra Google Maps og Apple Maps kan indstille cookies/indsamle data, hvis du vælger at indlæse dem.
Ændre dit samtykke: Du kan altid ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookie-ikonet/linket nederst på siden (Cookiebot).
En detaljeret og opdateret cookie-oversigt vises i vores Cookiebot-erklæring (på samme side).
11) Dine rettigheder
Du har ret til at:
få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig,
bede om rettelse eller sletning,
kræve begrænsning af behandlingen,
gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser eller direkte markedsføring,
få dataportabilitet for oplysninger, du selv har givet os på baggrund af samtykke eller kontrakt,
tilbagekalde samtykke til enhver tid (det påvirker ikke lovligheden af behandling før tilbagekaldelsen).
Kontakt os på kontakt@charlottenlundslot.dk for at udøve dine rettigheder. Af hensyn til sikkerhed kan vi bede om yderligere oplysninger for at bekræfte din identitet. Vi besvarer normalt inden 30 dage.
12) Klage til tilsynsmyndighed
Du kan også klage til Datatilsynet:
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Tlf.: +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
13) Sikkerhed
Vi beskytter dine data med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (adgangskontrol, kryptering, backup, dataminimering, logning og medarbejderinstrukser). Kun autoriserede personer har adgang til personoplysninger efter “need-to-know”.
14) Billeder fra arrangementer (kommunikation/markedsføring)
Vi kan tage stemningsbilleder ved arrangementer for at dokumentere aktiviteter. Hvor en person er hovedmotiv, eller hvor konteksten tilsiger det, indhenter vi samtykke før offentliggørelse. Du kan altid sige fra på stedet eller kontakte os efterfølgende på kontakt@charlottenlundslot.dk så fjerner vi billedet, hvis muligt.
15) Wi-Fi-gæsteadgang (on-site)
Når du bruger vores gæste-Wi-Fi, registrerer vi enheds-ID (MAC), IP-adresse og tidspunkter for tilslutning af hensyn til drift og misbrugsforebyggelse. Logdata udleveres kun efter lovligt pålæg eller for at håndhæve retskrav.
16) Børn
Vores website og ydelser er rettet mod voksne. Hvis vi utilsigtet har modtaget oplysninger om børn uden forældres/værges samtykke, sletter vi dem når vi bliver opmærksomme på det.
17) Ændringer i denne politik
Vi kan opdatere politikken løbende. Den til enhver tid gældende version findes på denne side. Ved væsentlige ændringer orienterer vi tydeligt (fx på websitet eller pr. e-mail, hvor relevant).
18) Kontakt
Spørgsmål til privatlivspolitikken? Skriv til kontakt@charlottenlundslot.dk eller ring +45 73 70 80 30